Tutorial Cadastro de alunos(as) Graduação e Pós-Graduação Imprimir

Tutorial de cadastro de alunos(as): graduação e pós-graduação

Este tutorial descreve os procedimentos para conferência e cadastro de alunos(as) de graduação e pós-graduação na Unicamp, com foco na análise detalhada dos dados cadastrais e no controle de documentos de ingressantes e concluintes dos cursos de Graduação, Mestrado, Doutorado, e programas Lato Sensu (Especialização, Residência Médica e Residência Multiprofissional). A seguir, destacam-se os principais tópicos e orientações:

1. Conferência do cadastro

Os procedimentos de conferência devem ser realizados, preferencialmente, logo após o ingresso em cada ano/semestre.

1.1 Gerar lista de alunos ingressantes ou concluintes:

SIGA > Cadastro > Alunos > Gerenciar entrega de documentos e cadastro

Selecionar todas as opções de “tipo de busca”, escolher o nível, número do curso, dentre outras funcionalidades. Ao clicar em pesquisar, uma lista de alunos(as) será gerada e pode ser exportada para excel. A secretaria deverá atuar no cadastro de cada aluno(a).

Obs: Não preencher o campo RA, pois a consulta deverá ser realizada de forma genérica para gerar uma lista de alunos que se enquadram em um ou mais tipos de busca.

1.2 Atuar especificamente no cadastro de um aluno(a):

SIGA > Cadastro > aluno > atualizar dados cadastrais de aluno > inserir o RA.

2. Documentos a serem enviados pelos(as) alunos(as) ingressantes da Graduação e Pós - Graduação:

Documentos	Graduação	Pós-Graduação
a) Certidão de Nascimento ou Casamento, se for o caso; Obs: para esse documento emitido no exterior não é necessária nem a tradução e nem a legalização.	SIM	SIM
b) RG ou CIN (Carteira de Identidade Nacional). Obs: Não pode ser substituído pela CNH.	SIM	SIM
*c) CRNM (Carteira de Registro Nacional Migratório) ou Protocolo do CRNM** (exclusivo para alunos(as) estrangeiros(as).	SIM	SIM
d) Página de identificação do passaporte (exclusivo para alunos(as) estrangeiros(as).	SIM	SIM
e) CPF (opcional, se constar no RG)	SIM	SIM
f) Diploma de Graduação (frente e verso); Obs: Diploma emitido no exterior deve estar legalizado.	NÃO	SIM
g) Tradução do diploma de graduação (exclusivo para documento emitido no exterior cuja a lingua oficial não seja o português).	NÃO	SIM
h) CRM - Conselho Regional de Medicina (exclusivo para alunos(as) de Residência Médica e Residência Multiprofissional).	NÃO	SIM
i) Título de Eleitor (frente e verso) ou e-Título (para brasileiros maiores de 18 anos); Obs: O Certificado de Quitação Eleitoral NÃO substitui o Título de Eleitor.	SIM	NÃO
j) Certificado de Alistamento Militar ou Certificado de Dispensa de Incorporação ou Certificado de Reservista (para brasileiros do sexo masculino maiores de 18 anos); Obs: É obrigatório o envio do Certificado de Dispensa de Incorporação ou Certificado de Reservista, mesmo que o aluno já tenha enviado o Certificado de Alistamento Militar.	SIM	NÃO
k) Diploma ou Certificado de Conclusão do Ensino Médio ou equivalente** (obtido por meio do Enem até 2016, Encceja ou EJA);	SIM	NÃO
*l) Histórico Escolar do Ensino Médio (frente e verso);** Obs: Obrigatório para os tipos de ingresso: PAAIS Ensino Médio, ENEM - Unicamp, Vestibular Indígena, Provão Paulista e ProFis.	SIM	NÃO
*m) Histórico Escolar do Ensino Fundamental II - 6º ao 9º ano (frente e verso);** Obs: Obrigatório para o tipo de ingresso: PAAIS Ensino Fundamental II.	SIM	NÃO

* Documentos conferidos pela DAC.

** O(a) candidato(a) que tenha concluído estudos equivalentes ao ensino médio no exterior deve apresentar parecer de equivalência de estudos expedido pela Secretaria da Educação Estadual ou Municipal, conforme competência legal.

Observação: Declarações/Atestados de Conclusão do Ensino Médio, aceitos provisoriamente, não dispensam o envio do Certificado de Conclusão e/ou Histórico Escolar.

3. Envio da documentação de REINGRESSANTES na Unicamp:

Alunos reingressantes, que já tiveram vínculo anterior com a Unicamp como estudante regular, NÃO devem enviar novamente toda a documentação porque, salvo se houver atualizações cadastrais ou pendências de ingresso anterior.

4. Procedimento para conferência de documentos e dados cadastrais:

SIGA > Cadastro > aluno > atualizar dados cadastrais de aluno > inserir o RA.

Acessar o repositório de documentos nas abas "Documentos Faltantes" ou "Arquivo"
Verificar cuidadosamente cada documento.
Se necessário, atualizar os dados cadastrais de acordo com os dados do documento enviado.
Selecionar a opção "aceito" ou "rejeitado" para documentos com o status de "não verificado".
O SIGA enviará um e-mail automático ao aluno(a) com informações do motivo do aceite ou da rejeição.

Caso algum documento esteja faltando ou incompleto, a pendência deve ser inserida na aba “Documentos faltantes”. Após a inserção da pendência, o(a) aluno(a) é notificado(a) por e-mail automático.

Após conferir todo o cadastro, clicar em “Sim” para a pergunta “Todo o cadastro foi conferido?” no final da página e depois clicar em “Confirmar”.

4.1 Certidão de Nascimento ou Casamento, se for o caso.

Na aba “dados do aluno” devem ser verificados:

Nome civil (atenção para a acentuação);
Data de nascimento;
Nome do pai e da mãe;
Cidade e Estado de nascimento;
Nacionalidade;

Obs: Caso o(a) aluno(a) estrangeiro(a) opte pela naturalização, verificar a Portaria ministerial que consta no RG/CIN:

A nacionalidade, o país e a cidade devem permanecer a do país de origem;

No campo “naturalizado”, mudar de “não” para “sim”;

Inserir as informações do RG/CIN no espaço apropriado.

Obs: A validação e atualização do Nome Social, se houver, é de responsabilidade exclusiva da DAC.

4.2 RG ou CIN (Carteira de Identidade Nacional)

Aba “documentos”

Para emissão do diploma, a pontuação do RG/CIN deve ser excluída, mantendo-se apenas o hífen, se houver, sem espaço entre hífen e número.
Na Carteira de Identidade Nacional (CIN), a numeração do CPF e do CIN é a mesma. Inserir o número sem os pontos e manter o hífen sem espaço.

4.3 CRNM ou Protocolo CRNM - exclusivo para estrangeiro(a)

A validação e atualização do CRNM é uma atribuição exclusiva da DAC/Atendimento

Padrões de RGs de alguns Estados:

RJ e SP: 21.736.487-6, inserir 21736487-6 (excluir os pontos e manter o hífen sem espaço).
MG: MG-12.737.050, inserir MG-12737050 (excluir os pontos e manter o hífen sem espaço).
ES: 1.887.311-ES, inserir 1887311-ES (excluir os pontos e manter o hífen sem espaço).
BA e PR: 11.390.528-96 ou 11.390.528 96, inserir 11390528-96 ou 11390528 96 (excluir os pontos e manter o hífen sem espaço ou somente os dígitos sem o hífen, conforme constar no RG)

Obs: Para RGs emitidos em MG e ES, verificar o órgão emissor (Secretaria de Segurança Pública ou Polícia Civil). Caso conste os dois órgãos, considerar o primeiro.

Carteira de Identidade Militar vencida deve ser rejeitada. Solicitar documento atualizado ou envio do RG/CIN.

4.4 Endereço

É responsabilidade exclusiva do(a) aluno(a) realizar as atualizações.

4.5 Diploma de Graduação - Alunos(as) de Pós-Graduação:

Na aba formação acadêmica, inserir o nome da instituição, mês/ano de conclusão e nível de ensino da última formação acadêmica anterior ao ingresso atual no curso de pós-graduação na Unicamp.
Caso o aluno tenha concluído a graduação, mestrado ou doutorado na Unicamp, não é necessário solicitar o diploma, pois é possível consultar conclusão do curso em SIGA > Consulta/Documentos > Vida Acadêmica > Consultar Históricos dos Cursos do Aluno.
Diploma produzido no exterior deve estar legalizado com apostila de Haia ou selo do consulado/embaixada do Brasil (figura abaixo) e traduzido por tradutor juramentado no Brasil. Na falta de documentos nessas condições, inserir a pendência no SIGA.
Exceção: Documentos emitidos na França estão isentos dos procedimentos de legalização e tradução juramentada, em função de acordo com o Brasil.

Selo apostila de Haia e selo da embaixada do Brasil

4.6 Histórico Escolar/Certificado de conclusão do Ensino Médio - Alunos(as) de Graduação:

Na aba formação acadêmica, inserir o nome da instituição, mês/ano de conclusão e nível de ensino da última formação anterior ao ingresso atual no curso de graduação na Unicamp.

Obs: Todas as ações no cadastro só terão efetividade após clicar em "Confirmar" no final da página.

5. Alteração cadastral pendente

Sempre que o(a) aluno(a) realiza alteração de dados cadastrais, o sistema registra pendência e envia e-mail automático para atuação da secretaria de curso.

6. Manutenção do cadastro e controle de documentos

O controle de documentos deve ser realizado de maneira contínua. Sugere-se que a consulta de envio de documentos seja semanal.

É possível consultar os documentos enviados pendentes de atuação em: SIGA > Cadastros > Alunos > Gerenciar entrega de documentos e cadastros > tipo de busca “Documento não verificado”.

7. Orientações Adicionais

O uso de duas telas, no mesmo monitor, para realizar a conferência é uma forma eficiente para evitar erros e melhorar a produtividade.

Dúvidas podem ser encaminhadas pelo SIGA > Administração > Atendimento > Minhas Solicitações > Nova > Assunto "Cadastro e Documentação".