1. (1.5 a 4.3) Procedimentos de conferência do cadastro.
1.1 Lista de documentos a serem enviados pelos alunos INGRESSANTES.
1.2 Envio da Documentação de alunos REINGRESSANTES na Unicamp.
1.7 (Passo 4) Acesso aos documentos do aluno no Cadastro.
1.9 Acesso aos documentos do aluno no fluxo de tese.
2. Documentos a serem conferidos.
2.3 Dispensa de tradução e legalização da Certidão Nascimento/Casamento.
2.4 Acentuação no nome.
2.6 Nome Social.
2.9 Padrões de RG e órgão emissor.
2.9 (C) Localização de instituição de ensino anterior ao ingresso mais recente.
3.1 Consultar formação acadêmica de ex-aluno Unicamp.
3.2 Consultar/Visualizar Diploma emitido pela Unicamp (somente de alunos que concluiram no 2º Semestre 2015 em diante).
3.3 Legalização de Diploma (Consularização/Apostila de Haia).
3.5 CRM (Conselho Regional de Medicina), obrigatório somente para alunos da Residência Médica.
4. Inserir pendência de documento no SIGA.
5. Manutenção do Cadastro/Controle (diário ou semanal) da entrega de documentos.
a) Certidão de Nascimento ou Casamento, se for o caso
OBS: Se produzido no exterior, para esse documento, não é necessário nem tradução, nem Consularização/Apostila de Haia
b) RG (Não pode ser substituído pela CNH)
c) CRNM - Carteira de Registro Nacional Migratório ou Protocolo do CRNM, (antigo RNE) para Aluno Estrangeiro
d) Cadastro de Pessoa Física - CPF (Envio opcional se o CPF estiver inserido no RG)
e) Diploma de Graduação – FRENTE E VERSO (Pode ser substituído PROVISORIAMENTE pelo Certificado de Conclusão da Graduação)
OBS: Alunos graduados pela Unicamp não precisam enviar o Diploma.
OBS: Se PRODUZIDO NO EXTERIOR, (exceto França), o Diploma de Graduação deve estar devidamente legalizado com Apostila de Haia (no país de origem do documento) e traduzido por tradutor juramentado no Brasil.
OBS: Os diplomas que foram legalizados com o selo dos consulados/embaixadas antes de 14 de agosto de 2016 serão aceitos.
f) Diploma de Mestrado ou Doutorado (Envio opcional)
g) Cópia do CRM – Conselho Regional de Medicina (SOMENTE para alunos de Residência Médica)
IMPORTANTE: Alunos Reingressantes (aqueles que já tiveram vínculo anterior com a Unicamp na condição de aluno regular, NÃO devem enviar novamente toda a documentação porque esta já foi entregue no primeiro ingresso, salvo se ocorridas alterações no nome, estado civil, averbações, emissão de novo RG, atualização de dados cadastrais, etc.)
OBS: Estão disponíveis para consulta no GED e no fluxo de tese todos os documentos de alunos que ingressaram a partir do ano de 2011.
1º - Aprimoramento, Especialização, Residência Médica ou Residência Multiprofissional
2º - Mestrado
3º - Doutorado
1.4 Os funcionários das secretarias de Pós-graduação serão notificados por e-mail automático para atuarem no cadastro de alunos que marcaram a qualificação.
Exemplo: “Aos responsáveis pelo Cadastro de Alunos, Informamos que a solicitação de defesa de tese/dissertação do aluno Zeferino Vaz, RA 900000 (21 - D) foi agendada para 09/05/2019. Por favor, avaliar os dados cadastrais para possíveis problemas na confecção do diploma.”
1.5 Caso o funcionário não queira fazer a conferência de cadastro conforme o aviso de cada e-mail recebido, poderá exportar para o Excel uma lista dos possíveis concluintes no SIGA conforme mostram imagem as sequência de imagens abaixo abaixo ou poderá fazer a conferência de cada RA sem gerar a lista:
Passo 1:
1.6 Na página seguinte é possível escolher o nível, número do curso, dentre outras funcionalidades:
Passo 2:
OBS: Para conferência de possíveis concluintes, obrigatoriamente os "Tipos de buscas" devem ser selecionados. Os campos circulados em vermelho são suficientes para a conferência de cadastro de possíveis concluintes.
IMPORTANTE: Será enviado para a secretaria de pós-graduação um e-mail de aviso para que o funcionário possa validar a alteração feita pelo aluno no cadastro, referente à "Alteração Cadastral Pendente".
OBS: Caso as secretarias de pós-graduação optem pela conferência do cadastro no ingresso do aluno, deverão fazer a opção "Ingressante" e selecionar a opção "Sim"
1.7 Na próxima página é gerada uma lista com o RA, Nome dos Alunos, Data de Solicitação (referente à data de alguma alteração nos dados cadastrais, envio de documentos, etc, feitas pelo aluno)
OBS: A lista pode ser exportada em Excel, a criação da planilha pode facilitar o controle da conferência do cadastro.
Passo 3:
Passo 4:
OBS: Se o documento for aceito chegará uma mensagem de e-mail automática de aceite para o aluno. Caso o documento seja rejeitado, um e-mail automático será enviado com um rol dos possíveis motivos da rejeição.
IMPORTANTE: Nos ingressos mais recentes (2019 em diante), no final da aba de "documentos faltantes" é possível ter acesso a todos os documentos de cadastro enviados pelo aluno, portanto, é mais prático porque dispensa a busca dos documentos no fluxo de tese.
1.8 Se o funcionário preferir acessar diretamente um cadastro específico de aluno deverá fazer o login no SIGA e seguir os passos conforme mostram as figuras abaixo:
1.9 O acesso aos documentos do aluno para conferência de dados cadastrais está disponível na aba "Documentos Pendentes" no final da página ou, para alunos mais antigos, no fluxo de tese em "Documentos":
SIGA - Fluxo de Tese
Passo 1:
Passo 2:
Passo 3:
Passo 4:
A) Certidão de nascimento ou casamento, se for o caso.
2.1 Há casos em que o aluno faz a alteração dos dados cadastrais no sistema e gera a pendência de atuação do funcionário para validar a alteração. Enquanto o funcionário não atua, o status da alteração aparece como "aguardando atuação"; se o funcionário atua na alteração solicitando comprovação com envio de documentos, o status da alteração será "pendente de comprovação".
2.2 IMPORTANTE: Não solicitar Certidão de Nascimento ou Casamento caso o aluno tenha ingressado em algum outro nível na Unicamp e não tenha dados a serem atualizados.
2.3 IMPORTANTE: Não solicitar consularização/apostila de Haia nem a tradução da certidão de nascimento ou casamento para alunos estrangeiros.
OBS: Essa orientação está documentada na DAC no formato de “comunicado” da antiga coordenadoria, que resolveu com essa medida diminuir a burocratização e os custos dos alunos para entrega de documentos produzidos fora do Brasil.
OBS: As informações contidas no protocolo de Registro Nacional de Estrangeiro (RNE) ou Carteira de Registro Nacional Migratório (CRNM) podem ser utilizadas subsidiariamente à Certidão de Nascimento ou Casamento como base para sanar alguma dúvida sobre dados do aluno que não estejam muito claras nesses dois últimos documentos.
2.4 ACENTUAÇÃO NO NOME: Certidão de Nascimento ou Casamento em espanhol, quando o nome está escrito em caixa alta, não é possível identificar se há ou não acentuação, nesse caso:
Verificar se na tradução do documento (se houver) apresenta acento;
Verificar se tem algum documento em que o aluno (a) assina com acento;
Entre em contato com o aluno (a) para que a dúvida seja sanada, se necessário;
É importante que as informações prestadas pelo aluno (a) sejam registradas no mínimo por e-mail, no entanto, é obrigatório solicitar que o aluno faça uma declaração que está disponível no rol de formulários na pagina da DAC informando que o nome consta acento ou não.
OBS: A declaração deve ser enviada pelo SIGA como se fosse uma certidão de nascimento ou casamento.
2.5 Os dados da certidão de nascimento ou casamento que são importantes para a emissão do diploma:
Atenção para preposição que pode começar de forma errada com letra maiúscula.
Ex: Maria Das Dores Silva. O correto é: Maria das Dores Silva
OBS: Nomes de origem espanhola ou italiana, a preposição via de regra começa com letra maiúscula. Ex: Matheus Di Cáprio, Victor Del Lucas.
Data de Nascimento
Cidade e Estado de Nascimento
Nacionalidade
2.6 A inclusão do nome social deve ser feita pelo aluno através do SIGA. Fica sob responsabilidade da DAC a atualização do nome social.
OBS: Para Brasileiro naturalizado o campo nacionalidade continua sendo o país de origem (conforme a imagem abaixo), pois o que identifica se o aluno se tornou brasileiro é o campo "Naturalizado: Sim".
OBS: O aluno naturalizado não possui mais RNE e sim RG (O RG é suficiente para comprovar a naturalização):
B) RG ou Carteira de Registro Nacional Migratório (CRNM) ou Protocolo CNRM (antigo RNE), para alunos estrangeiros + Cadastro de Pessoa Física - CPF (Envio opcional se o CPF estiver inserido no RG)
2.7 IMPORTANTE: Não solicitar o RG caso o aluno tenha ingressado em algum outro nível na Unicamp e não tenha dados desse documento a serem atualizados.
OBS: Alunos estrangeiros farão também pelo SIGA o envio de documentos “legais”: Protocolo de CRNM/CRNM e Visto. A atualização desses documentos é de responsabilidade do setor de atendimento ao aluno estrangeiro na DAC".
Importante: A conferência, aceite ou rejeição da página de passaporte é de responsabilidade das secretarias de Pós-Graduação.
2.8 Alguns alunos entregam a CNH em substituição ao RG, no entanto pode haver falta de clareza nos dados referentes ao órgão emissor e/ou a omissão do último dígito na CNH, por isso é importante que o aluno entregue o RG pois serão registrados no diploma os dados desse documento.
2.9 No RG, adotar o padrão do Estado emissor, porém, não inserir pontos entre os números. Exemplos:
RJ e SP 21.736.487-6 no cadastro deve estar 21736487-6 (sem pontos e com traço)
MG: MG-12.737.050 no cadastro deve estar MG-12737050 (sem pontos e com traço)
ES: 1.887.311 – ES no cadastro deve estar 1887311-ES (sem pontos e com traço)
BA e PR: No cadastro deve estar 11390528 96 (espaço entre os últimos dígitos), ou 11390528-96 (sem pontos e com o traço, se for o caso), conforme estiver registrado no RG.
Carteira de Identidade Militar com prazo de validade vencida precisa fazer a solicitação de outra carteira militar atualizada, ou carteira de identidade civil.
OBS: O órgão emissor do RG em alguns Estados com MG e ES podem vir como:
Caso 1: Secretaria de Segurança Pública (órgão principal)
Polícia Civil (sub órgão)
Caso 2: Polícia Civil (órgão principal)
No caso 1, adotar como padrão o órgão principal (Secretaria de Segurança Pública )
No caso 2, Como não há sub órgão, o órgão principal é a Polícia Civil
OBS: O órgão emissor do CRNM (antigo RNE) é sempre o Ministério da Justiça - MJ
OBS: Nem todos os órgãos emissores do RG estão disponíveis no sistema de cadastro, nestes casos deverá o funcionário da secretaria de Pós-graduação entrar em contato com o setor de cadastro para solicitar orientações ou adotar um órgão emissor "mais genérico", que mais se aproxima do que está no RG.
Atenção: A atualização do endereço, telefone e outras formas de contato é de responsabilidade do aluno:
C) Diploma de Graduação (frente e verso)
Passo 1:
Passo 2:
Passo 3:
Passo 4:
OBS: Na aba “Formação Acadêmica” no Cadaluno, é recomendável localizar a instituição pelo nome da instituição e não por “Faculdade ou Universidade” pois se estiver cadastrada de forma abreviada (Fac. ou Univ.) o sistema não identifica.
Exemplo: Univ. Federal de Goiás (digitar somente "Goiás" no campo de pesquisa).
OBS: Caso não seja localizada instituição de ensino ou localidade estrangeira (cidade) no Cadaluno, solicitar ao setor de cadastro da DAC a sua inclusão no SIGA
OBS: Todos procedimentos do cadastro só terão efetividade após clicar em "Confirmar" no final da página.
Para alunos do Mestrado, Doutorado, Especialização, Aprimoramento, Residência Médica ou Residência Multiprofissional NÃO é necessário solicitar o diploma de Graduação ou Mestrado, caso tenham concluído um dos dois níveis na Unicamp já que temos como consultar no SIGA os cursos que o aluno concluiu.
É possível visualizar no SIGA o diploma de alunos que concluíram o curso na Unicamp a partir do segundo semestre de 2015
3.1 IMPORTANTE: A consulta sobre a formação acadêmica de alunos que concluíram cursos na Unicamp pode ser verificada de duas formas conforme orientações abaixo:
Passo 1:
Passo 2:
Passo 3:
3.3 IMPORTANTE: Para diplomas produzidos fora do Brasil é obrigatório entregar:
a) O Diploma legalizado com a Apostila de Haia (Após 14 de agosto de 2016, início da vigência da Convenção de Haia)
OBS: Os diplomas que foram legalizados com o selo dos consulados/embaixadas antes de 14 de agosto de 2016 serão aceitos.
Imagens de alguns selos de Consularização ou Apostila de Haia, nesse último caso, o selo varia de acordo com o país emissor.
b) A tradução juramentada do Diploma feita por tradutor juramentado no Brasil
Exceção: Documentos produzidos na França não são obrigatórios nem a Apostila de Haia e nem a tradução, em função do acordo bilateral entre o governo francês e o governo brasileiro. O Brasil é signatário do "Acordo de Cooperação em Matéria Civil ” assinado em Paris, em 28/05/1995, promulgado pelo Decreto nº 3.598, de 12/09/2000.
3. 4 IMPORTANTE: O Certificado de conclusão de curso não substitui o Diploma, portanto, este deve ser entregue o mais rápido possível.
3. 5 IMPORTANTE: CRM (Conselho Regional de Medicina), obrigatório somente para alunos da Residência Médica.
1. Deve ser preenchimento pelo funcionário da secretaria de Pós-graduação, na aba “Documentos”, dos dados referentes à matrícula no Conselho Regional de Medicina obrigatoriamente do Estado de São Paulo : Número, órgão emissor, UF.
2. Caso o aluno não tenha entregue a cópia da carteira de identidade profissional que contém esses dados, é possível obter as informações na página oficial do CREMESP: http://www.cremesp.org.br/
3. 6 Documentos que eventualmente forem enviados pelo aluno ao e-mail da secretaria de Pós-graduação devem ser conferidos/atualizados no SIGA e posteriormente encaminhados ao GED para digitalização.
OBS: Se o documento enviado pelo aluno ao e-mail da Secretaria de Pós-Graduação for Protocolo de CRNM/CRNM (antigo RNE) ou Visto, estes documentos podem ser encaminhados em caráter excepcional ao e-mail do setor de aluno estrangeiro da DAC: dacestra@unicamp.br .
4.1 Caso o funcionário identifique a falta de algum documento, deverá inserir a pendência no SIGA e concluir o cadastro em Confirmar no final da página.
4.2 Após a inserção da pendência, o aluno receberá um e-mail automático de solicitação do documento faltante.
4.3 Após a entrega do documento, o funcionário deverá avaliar o documento enviado, aceitar ou rejeitar , retirar a pendência se o documento for aceito e clicar em CONFIRMAR no final da página:
5.1 Essa atividade ocorrem o ano todo em função das atualizações de dados cadastrais e do controle de entrega de documentos pendentes.
5.2 Após o envio do documento, o funcionário da Pós-graduação será avisado por e-mail que existe documento pendente de atuação, conforme modelo abaixo:
"Prezado(a) responsável, Informamos que o aluno(a) RA : 000000 - Nome: Mmmmmm Ammmmmm Caaaaa Teeeeee efetuou a entrega de documentos pessoais via sistema acadêmico (SIGA). Sua atuação é necessária na solicitação de Entrega de Documentos do(a) aluno(a). Por favor, acesse o sistema SIGA -> Cadastro -> Aluno -> Gerenciar Entrega de Documentos e Cadastro.
Mensagem enviada automaticamente pelo sistema.
Por favor, não responda a esta mensagem."
5.3 Caso o funcionário não queira fazer a conferência do(s) documento(s) enviado(s) de acordo com cada e-mail recebido, poderá exportar para o Excel uma lista de “Documentos não Verificado”, devendo selecionar no tipo de busca EXCLUSIVAMENTE “Documento não Verificado” e optar por outras funcionalidades como “Possível Concluinte (Sim ou Não) ”, “Ingressante” (Sim ou Não)”, “Data de Solicitação” se assim entender necessário:
Passo 1:
Passo 2:
Passo 3:
OBS: Sugere-se que a manutenção da entrega de documentos deva ser realizada pela "data de solicitação", da mais recente para mais antiga.
Passo 4:
5.4 Após escolher o RA a ser verificado, acesse a aba " Documentos faltantes" , verifique qual documento pendente está marcado. No final da página é possível verificar o arquivo enviado, após conferir o arquivo, não esquecer de desmarcar a pendência e clicar em confirmar no final da página.
OBS: Se o documento for aceito chegará uma mensagem de e-mail automática de aceite para o aluno. Caso o documento seja rejeitado, um e-mail automático será enviado com um rol dos possíveis motivos da rejeição.
5.5 O sistema SIGA vai gerar um rol de documentos enviados pelo aluno, pendentes de atuação do funcionário, a critério deste, a manutenção do cadastro poderá ser feita diariamente ou ser adotado outro critério, conforme a dinâmica de organização das atividades nas secretarias de Pós-Graduação.
5.6 Sugere-se que o funcionário trabalhe com duas telas no monitor, uma para o Cadaluno e a outra para a consulta de documentos, pois esse procedimento de conferência tem se mostrado muito efetivo por diminuir a probabilidade de erros e consequentemente possibilitar ganho de produtividade.
5.7 O setor de cadastro da DAC estará à disposição para sanar dúvidas e emitir orientações quando for solicitado.